3 häufige Fehler im Recruitment Teil 3

Sie leiden immer noch unter Fachkräftemangel? In diesem 3. und letzten Teil meiner Video-Blog-Serie geht es erneut darum, wie Sie typische Fehler im Recruitment vermeiden und rasch die richtigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihr Unternehmen finden. Und wie sie das kostengünstig und effizient durch e-Recruiting Lösungen hinbekommen.

Lesen Sie dazu auch Teil 1 und Teil 2

Die häufigsten Fehler im Recruitment auf mittelständischen Unternehmens- und Karrierewebseiten

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Über 96% aller mittelständischen unternehmen verwenden in Jobportalen oder auf der eigenen Webseite hochgeladene pdf Dateien. Die meisten Unternehmen haben keine eigene Karriere-Seite oder sie ist sehr gut versteckt in der „fünften Menüebene ganz unten links in Arial Schriftgröße 8“.

Das bringt zwei große Probleme mit sich:

1. Google kann pdf Stellenanzeigen nicht auslesen. Das bedeutet, Ihre Stellenanzeige ist im Web somit so gut wie unsichtbar.
2. Die Bewerber sollen sich per Email bewerben, zB auf eine bewerbung@ihrefirma.at Adresse. Wie mühsam das werden kann, probieren Sie bitte im Selbsttest einmal aus – beim Klick auf die angegebene Email-Adresse öffnet sich das Emailprogramm. Ihre Bewerber müssen zwischen zwei Fenstern hin und her switchen… sich merken, bei wem sie sich genau mit welchen „Schlüsselworten“ sie sich bewerben sollten… und verlieren in der Regel oft die Lust dabei, vor allem auf mobilen Geräten.

Beides lässt sich vergleichen mit folgendem Bild: Sie laden zu einer Party ein, versperren Ihren Gästen aber die Eingangstüre. Passendes Sprichwort dazu: „Nur die Harten kommen in den Garten“. Wie sinnvoll das ist in Zeiten eines Arbeitgebermarkes, bei dem Sie in der Situation sind, sich bei Ihren besten Bewerbern zu bewerben, das ist dürfen Sie selbst beurteilen.

Bewerbung@Emailadressen: Ineffiziente Datenschutzfalle

Das Problem einer bewerbung@Emailadresse ist nicht, dass dieser Prozess nicht DSGVO konform zu lösen wäre. Allerdings mit einem „Bärenaufwand“, der in keinem Verhältnis zum damit verbundenen Risiko steht.

Warum?

Sehen wir uns den Bewerbungsprozess per Email an eine allgemeine Sammeladresse einmal genauer an: Die Bewerbung geht zB im Sekretariat ein, von wo sie zunächst kurz gesichtet und dann weitergeleitet wird, womöglich in Summe mehrere Male oder in cc an mehrere Personen im Unternehmen.

Haben Sie diesen Prozess wirklich unter Kontrolle? Wer hat noch nie eine Email unbeabsichtigt an jemand anders weitergeleitet… vor allem, wenn es gerade stressig zugeht.

Die meisten Unternehmen führen täglich zB in der Nacht automatische BackUps durch. Somit sind die Daten des Bewerbers nicht nur in den jeweiligen Email-Programmen lokal auf mehreren Rechnern gespeichert, sondern auch in jeder einzelnen Sicherheitskopie.

Viel Vergnügen, wenn Ihr Bewerber auf sein Recht auf Transparenz nach § 12 DSGVO und/oder sein Recht auf Löschung nach §17 DSGVO besteht. Ist mit ausreichend technischem Supportaufwand machbar, wird aber sehr zeitaufwändig. Datenschutzexperten sehen anhand Ihrer bewerbung@Emailadresse schon von „außen“, dass die Prozesse in Ihrem Unternehmen wahrscheinlich nicht zu 100% DSGVO konform sind. Da ändert auch die zur Kenntnis genommene Datenschutzerklärung nichts daran, denn das Recht auf Löschung bleibt davon unberührt.

Ein Schelm sei (oder ein gefinkelter Abmahnanwalt), der sich jetzt Böses dabei denkt.

Weitere Informationen dazu finden Sie hier: https://www.datenschutz-grundverordnung.eu/grundverordnung/art-5-ds-gvo/

12 Minuten pro Bewerber

Nein, damit meine ich nicht stark verkürzte Bewerbungsgespräche. Es geht darum, wieviel Zeit Ihr Office im Schnitt braucht, um jede eingehende Bewerbung individuell zu beantworten (und davon gehe ich aus). Absagen, interne Weiterleitung, Einladung zum Erstgespräch, Terminvereinbarung, Terminbestätigung, weitere Korrespondenz…

Studien belegen, dass im Schnitt 12 Minuten Zeit pro Bewerber dadurch „draufgehen“, dass sie immer die gleichen Standard-Emails versenden, diese aber dennoch geringfügig manuell bearbeiten müssen (Name, Position, Datum… )

Wenn Sie gerade keine Bewerbungen auf Ihre offenen Stellen erhalten, ist das kein Thema für Sie. Aber sicherlich kennen Sie Unternehmen, die pro ausgeschriebener Stelle (zB für das Sekretariat) einige hundert Bewerbungen erhalten. Ein befreundeter Unternehmer erzählte mir letztens, dass er für eine Junior-Stelle im Bereich Online-Marketing 420 Bewerbungen erhalten hat.

Rechnen wir nach

420 x 12 = 5.040 Minuten –> 84 Stunden. Das bedeutet 50% Teilzeitstelle in seinem Unternehmen ist nur damit beschäftigt, die Korrenspondenz und adäquate Weiterleitung geeigneter Kandidaten sicher zu stellen. Was, wenn Ihr Unternehmen gleichzeitig mehrere offene Stellen ähnlicher Art zu besetzen hat?

Nicht mitgerechnet ist jene Zeit, die draufgeht durch das Übertragen und Organisieren der geeigneten Bewerber –  in vielen Fällen muss hier die gute alte Excel-Liste herhalten. Das darf nicht sein im digitalen Zeitalter 2019, meinen Sie nicht auch?

Welche Alternativen gibt es?

Moderne eRecruiting-Lösungen wie z.B. der Connectoor (jobEconomy GmbH) helfen dabei, die beschriebenen Fehler im Recruitment zu vermeiden und erfüllen die wesentlichen Grundvoraussetzungen, um nicht nur die Sichtbarkeit Ihrer offenen Positionen sicher zu stellen, sondern Ihre Bewerbungsprozesse zu optimieren. Sowohl strukturell (wo stehen welche Daten, wie sind diese geordnet und wer darf sie einsehen) als auch bezüglich des Zeitaufwandes durch die Automatisation sämtlicher Kommunikationsprozesse.

Mehr dazu in den nächsten Beiträgen oder per Email an reinhard.krechler@beraterkreis.at